Los mejores proveedores de servicios de VoIP para empresas de 2022

Si tiene un negocio en 2022, es probable que ya haya oído hablar de él e incluso podría usar algún tipo de VoIP o servicio de telefonía por Internet a través de la línea telefónica de su empresa. Si alguna vez usó Skype o Facebook Messenger, o cualquier tipo de servicio de Internet para hacer una llamada, está experimentando el poder de Voice Over IP (VoIP).

Encontrar los mejores teléfonos VoIP para su pequeña empresa

Cuando se trata de integrar VoIP en su negocio, hay algunos factores a considerar antes de elegir un proveedor. Los principales proveedores de VoIP pueden ayudarlo a reducir costos, llegar a más clientes e incluso mejorar su movilidad y productividad. Por ejemplo, lo que debe tener en cuenta al buscar VoIP para pequeñas empresas es muy diferente a un servicio de VoIP para su hogar.

Las características más importantes a tener en cuenta al buscar una solución de VoIP son:

• Facilidad de operación y configuración
• Confiabilidad y servicio al cliente
• Características y personalización
• Opciones móviles
• Videoconferencia y uso compartido de pantalla

Cambiar a un sistema de VoIP implica algunos costos iniciales, que se compensan rápidamente con los ahorros. Los servicios de VoIP también pueden aumentar la eficiencia, la conveniencia y la flexibilidad de sus comunicaciones y ayudarlo a incorporar las herramientas comerciales de una empresa más grande. Antes de elegir su proveedor de VoIP, intente determinar qué tan fácil será adoptar el sistema y operarlo, y también si tiene las características específicas que necesita. Por ejemplo, si desea que su negocio presente una impresión profesional y refinada, como la de un bufete de abogados, entonces querrá asegurarse de tener las características necesarias.

Tipos de sistemas VoIP

La mayor diferencia en el costo dependerá del tipo de servicio de VoIP que elija para su negocio. Hay 3 sistemas principales disponibles:

Sistema alojado

Similar a un plan de alojamiento de sitios web, esto significa que el proveedor posee el hardware y su empresa alquila o compra los teléfonos. El proveedor también se encargará del mantenimiento. Las empresas generalmente cobran una suscripción para usar el sistema telefónico comercial de Internet.

Lo mejor para: Pequeñas empresas

Sistema en las instalaciones

En este escenario, su empresa es propietaria del hardware, lo que significa que usted es responsable de cualquier actualización o trabajo de mantenimiento. Este tipo de configuración puede ser prohibitivo para una empresa más pequeña debido a los costos iniciales más altos de la compra del hardware. Además, el mantenimiento puede requerir la mano de obra que una pequeña empresa no tiene. Por otro lado, estos sistemas pueden brindar mejores opciones de personalización y un mayor nivel de seguridad.

Ideal para: empresas más grandes

Sistema Administrado

Con este sistema, la empresa sigue siendo propietaria del equipo, pero el proveedor está a cargo de la instalación y el mantenimiento. Esta es una excelente opción de «lo mejor de ambos mundos», ya que le permite al cliente usar su propio equipo, como con el sistema en las instalaciones, mientras aún puede disfrutar de la asistencia proporcionada por un sistema alojado.

¿Cambiar a VoIP ahorra dinero?

Un servicio de VoIP administrado no solo puede hacer maravillas para la productividad de su empresa, sino que generalmente cuesta menos que un sistema tradicional de telefonía fija. Para medianas y grandes empresas con cientos o miles de empleados y necesidades complejas de integración de software, VoIP puede tener un impacto significativo en el resultado final.

Aquí hay 4 formas en que VoIP puede ahorrarle dinero a su empresa:

1. La configuración y el mantenimiento inalámbricos cuestan menos

Ya sea que se quede con la televisión por cable a través de Netflix o Hulu en casa o un teléfono fijo tradicional a través de VoIP en la oficina, se aplica el mismo principio: los cables y alambres son hardware, y el hardware tiene un costo adicional. Con un sistema de línea fija, una empresa mediana o grande podría pagar fácilmente decenas de miles de dólares en la instalación, configuración y licencia de una centralita privada (PBX), miles por mes en alquiler de línea y mucho más en mantenimiento. Con un VoIP administrado no hay requisitos de hardware, por lo que puede arreglárselas con solo pagar una tarifa mensual simple por usuario.

2. Mano de obra remota = gastos generales reducidos

Uno de los mayores beneficios de tener VoIP para empresas es que permite que sus empleados se comuniquen a través de teléfonos móviles, lo que facilita la organización de una fuerza de trabajo remota. Cuantos más empleados tenga trabajando fuera de la oficina, menores serán sus gastos generales. Tener menos empleados en la oficina a tiempo completo significa que puede reducir los costos de muebles y equipos, aire acondicionado, fiestas en la oficina, alquiler, todo.

3. No pagar por las nubes para mudarse o expandirse

El uso de una red telefónica tradicional, a diferencia de VoIP, requiere que las empresas configuren y mantengan un sistema PBX en cada oficina. Cada vez que esas empresas actualizan su PBX, reemplazan un sistema antiguo, se mudan de oficina o abren una nueva ubicación, se requiere una inversión de capital significativa. Con VoIP, por otro lado, las empresas pueden llevar sus comunicaciones de audio dondequiera que vayan. Ya sea que se trate de un empleado que trabaja desde casa o de una empresa entera que se muda de oficina, ser móvil paga dividendos.

4. Una factura de comunicaciones en lugar de muchas

Los términos VoIP y comunicaciones unificadas (UC) van de la mano, y eso se debe a que VoIP le permite integrar todo tipo de formas de comunicación, como voz, texto, fax, video y conferencias, en un solo sistema. Con las comunicaciones unificadas, las empresas no terminan comprando servicios de fax, videoconferencias, etc. de proveedores independientes. Con UC, todo cae bajo un proyecto de ley.

Cálculo del ahorro de costos de VoIP

La forma en que un sistema telefónico VoIP impacta en los resultados de su empresa depende de sus necesidades. Las variables incluyen: número de usuarios; características e integraciones de terceros; y equipos opcionales, como teléfonos duros. Elegir una solución VoIP alojada o administrada es generalmente más económico que tener una VoIP local, a menos que prefiera que su equipo de TI administre el sistema.

El siguiente ejemplo pretende ser solo una guía general y no un sustituto de sus propios cálculos. Se basa en el plan RingCentral Office para 100-999 personas, en comparación con una muestra representativa de los planes tradicionales de telefonía fija para empresas de un tamaño similar. Obviamente, no tiene en cuenta cómo VoIP puede mejorar la productividad y la eficiencia, impulsando aún más el resultado final.

*Accesorio opcional para usuarios de VoIP, requisito de fijo tradicional

#Varía según el país. Tanto para VoIP como tradicional, las llamadas a móviles son más caras que las llamadas a fijos.

^Basado en los precios del plan de línea fija de Xfinity.

No importa de qué manera lo mires, los sistemas de VoIP son mucho más baratos que las líneas fijas comerciales tradicionales. Como muestra la tabla anterior, VoIP tiene costos de configuración mínimos. Las líneas telefónicas tradicionales, por el contrario, pueden costar hasta $ 14,000 para configurar, sin mencionar hasta $ 4,000 por año en tarifas de licencia. Las pequeñas empresas que siguen la ruta tradicional pueden instalar un sistema sin KSU por menos, aunque los costos de configuración del sistema aún pueden alcanzar hasta $ 300 por usuario.

La siguiente tabla compara VoIP con las líneas comerciales tradicionales por costo por usuario por mes, incluidas las licencias de software anuales, llamadas ilimitadas en los EE. UU. y Canadá, y el costo por usuario por mes y excluyendo los costos de instalación. En ambas columnas, el costo por usuario cae a medida que crece el número de usuarios. Una vez más, VoIP es claramente la opción más económica.

10 ventajas de tener un número de teléfono virtual

Las personas marcan números de teléfono virtuales como cualquier otro número, pero en realidad se conectan a una línea móvil o de oficina existente de su elección. También puede vincularlos a extensiones específicas y buzones de correo de voz. Aquí hay 10 ventajas de tener un número de teléfono virtual:

1. Múltiples números: Sin pagar por varias líneas, puede usar números separados para fines personales y comerciales.

2. Datos comerciales: Las líneas telefónicas virtuales proporcionan datos de marketing útiles. Si utiliza publicidad impresa o por radio, puede promocionar un número local o gratuito diferente en cada anuncio.

3. Evita las tarifas de larga distancia: Cuando adquieres un número de teléfono en otro código de área, los clientes de esta región pueden llamarte sin pagar tarifas de larga distancia.

4. Números locales: Si compra publicidad en un lugar distante, su empresa puede promocionar un número virtual sin publicar los códigos de área, país o extensión.

5. No se requiere equipo: En comparación con las líneas telefónicas separadas, estos números son más fáciles de configurar y mantener. No es necesario comprar equipos adicionales para cada número y la mayoría de los proveedores de telefonía virtual no requieren contratos a largo plazo.

6. Facilidad de uso: Puede gestionar de forma rápida y cómoda sus números en Internet. Es posible comprarlos instantáneamente o cancelarlos en cualquier momento.

7. Evite los vendedores telefónicos: Si viene con filtro automático de llamadas, un número virtual puede ayudarlo a evitar los vendedores telefónicos. Puede utilizarlo siempre que tenga que introducir datos de contacto en un formulario.

8. Funciones añadidas: Estos números a menudo incluyen más funciones que los servicios estándar de teléfono celular o línea fija. Facilitan la grabación de llamadas y la organización de conferencias telefónicas.

9. Ahorro de dinero: Si los empleados fuera del sitio llaman con frecuencia a su oficina principal, puede pedirles que usen números virtuales locales. Esto elimina la necesidad de que usted financie sus llamadas de larga distancia.

10. Marca múltiples negocios: Si tiene varias pequeñas empresas, no es difícil introducir diferentes números virtuales y saludos de correo de voz para empresas separadas.

Obtenga el sistema de VoIP adecuado para usted, hoy

Los sistemas de VoIP se han convertido en la norma para empresas grandes y pequeñas, ya que brindan una manera fácil y segura de hacer que las telecomunicaciones sean más eficientes y asequibles. Para las pequeñas y medianas empresas, estos ahorros pueden marcar una gran diferencia. La eficiencia de un sistema VoIP también puede aliviar algunos dolores de cabeza para las empresas que pueden no tener la mano de obra para manejar necesidades de comunicación complicadas o menos optimizadas. Por lo general, las pequeñas empresas no necesitan algunas de las funciones de VoIP más sofisticadas, como videoconferencias que pueden acomodar a 100 o más participantes, pero los precios flexibles, la facilidad de operaciones y el servicio al cliente que ofrecen muchos proveedores de VoIP pueden ser de gran ayuda.