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Los 10 mejores software y herramientas de gestión de proyectos de 2022

Las funciones de gestión de proyectos variarán en importancia según el tamaño de su empresa, la personalidad de la marca y los miembros del equipo. Sin embargo, en general, hay algunas características de las que no querrás prescindir. Algunos de los realmente importantes incluyen:

  • Proyección y gestión de riesgos

Un componente crucial para cualquier software de planificación de proyectos, la gestión de riesgos lo mantiene fuera del agua caliente.

  • Gestión y asignación de recursos

Esta característica importante garantiza que no se excede del presupuesto y que ha asignado los recursos correctos a las tareas/equipos/proyectos correctos, etc.

  • Dependencias e hitos

Las dependencias aseguran que su equipo se mantenga encaminado. Los hitos ayudan a mantener a las personas motivadas. Ambos son importantes para el flujo de trabajo y para cumplir con una fecha límite. Esto también incluye el análisis de la ruta crítica.

Querrá elegir entre diferentes vistas, como Kanban, Gantt, línea de tiempo, etc., porque diferentes tareas, personalidades y proyectos requerirán una vista diferente.

Esto le permitirá reducir el tiempo al cambiar entre aplicaciones para múltiples tareas, como actualizar su hoja de tiempo, enviar un mensaje de texto, transferir un archivo o revisar su correo electrónico.

Probablemente la característica más importante de todas, la administración de tareas le permite asignar tareas, controlarlas, realizar un seguimiento de los cambios y más. Este es realmente el corazón de cualquier buen software de gestión de proyectos.

La segunda característica más importante, las herramientas de colaboración en equipo pueden ayudarlo a ahorrar innumerables horas de trabajo a través de una comunicación simple. Cosas como compartir archivos, chat grupal, @menciones y más mantendrán a todos en la misma página y garantizarán un cambio más rápido y sin problemas.

Cuanto más puedas personalizar, mejor. Desde tableros hasta campos y, más aún, flujos de trabajo, la personalización le permite maximizar la eficiencia de su equipo y del software de gestión de proyectos en conjunto.

Debido a que la mayoría de los equipos no están en la oficina en estos días, necesita un producto que lo acompañe fácilmente dondequiera que vaya. Las aplicaciones nativas o compatibles con dispositivos móviles son imprescindibles hoy en día.

Otras características a buscar pueden incluir un sistema de flujo de trabajo ágil y funciones de seguimiento de tiempo.

¿Cuáles son las diferencias en el software de gestión de proyectos?

Existen innumerables diferencias entre las diversas opciones de software de gestión de proyectos disponibles en la actualidad. Desde el precio hasta los conjuntos de funciones, la usabilidad y más, tiene algo para todos. Sin embargo, una de las mayores diferencias que encontrará es entre las opciones básicas de software de gestión de proyectos y las más completas.

El primer tipo es una herramienta simple que tiene una funcionalidad limitada pero hace el trabajo lo suficientemente bien. Es limpio, fácil de usar y podría ser la solución perfecta para que una PYME o una startup se familiaricen con un proyecto difícil que necesita organización. Estos suelen tener algunas características básicas como la integración y la colaboración en equipo.

Un software más completo incluirá muchas más características y funciones. Estos pueden incluir software de gestión de recursos, gestión financiera y contabilidad. Las herramientas integrales también le brindarán opciones más sofisticadas y poderosas. Tal precisión tendrá un precio más alto y, por lo general, es mejor para las empresas más grandes.

¿Por qué necesito un software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es un multiplicador de fuerzas. Le ayuda a organizar su gestión del tiempo y los recursos, crear informes sobre el rendimiento empresarial y de los empleados, y tener una mejor idea de lo que funciona y lo que no. El software de gestión de proyectos también puede hacer que la colaboración en equipo sea más fácil y fluida que nunca.

¿Es fácil de usar?

El software de gestión de proyectos está diseñado para ser fácil de usar, después de todo, ese es el objetivo de los sistemas que se supone que deben facilitar su trabajo. Estos programas no deberían llevar mucho tiempo para que los empleados los dominen y deben tener una interfaz sencilla e intuitiva para realizar tareas y comunicarse con los compañeros de equipo.

¿Qué tan empinada es la curva de aprendizaje?

Las plataformas de software de gestión de proyectos tienden a tener una amplia gama de capacidades, y si busca dominar cada faceta, podría llevarle algún tiempo. Sin embargo, para la mayoría de los empleados, las tareas básicas que tendrían que llevar a cabo no deberían llevar mucho tiempo para dominarlas y no requerirán ningún conocimiento técnico previo.

¿Cuánto me costará?

Esa es una pregunta difícil de responder. El costo de su software de administración de proyectos al final del día depende de cuántos usuarios desea y qué tipo de características está buscando. Una opción básica como Glip puede no costarle nada. Y si es una PYME que trabaja en su garaje, esta es una excelente opción.

Alternativamente, los planes de nivel empresarial le costarán cientos de dólares al mes. Pero si usted es lo suficientemente grande y su presupuesto lo permite, estos planes le ofrecerán lo mejor en términos de funcionalidad y estilo. Busque un plan que se ajuste a su presupuesto y aún así ofrezca un buen conjunto de características.

¿Mis datos están seguros con un software PM?

Teniendo en cuenta el hecho de que está manejando su información comercial más confidencial y privada, el software de gestión de proyectos debe tener la máxima seguridad. Es por eso que debe elegir un nombre confiable que también tenga muchas medidas de seguridad integradas en su perfil comercial para proteger sus datos. Monday.com, por ejemplo, tiene certificación ISO, cumple con GDPR, cumple con HIPAA y tiene un escudo de privacidad UE-EE. UU., entre otras medidas de protección.

También es una buena idea proteger su información mediante el uso de contraseñas y protección de seguridad de usuario nivelada, características que tendrá el software de gestión de proyectos de alta calidad.

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